8-800-511-25-45
Звонок по России бесплатный
+7-927-226-56-66

Контроль дебиторской задолженности

Формы и методы контроля над дебиторской задолженностью являются одной из важнейших политик, относящихся к системе управления дебиторской задолженностью предприятия. Значительный удельный вес дебиторской задолженности в составе оборотных активов большинства компаний определяет важность её системного контроля.

Контроль дебиторской задолженности, несомненно, способствует:

  • росту объёмов продаж, являющихся следствием снижения количества клиентов, не прогруженных по причине наличия просроченной дебиторской задолженности
  • эффективному использованию денежных средств предприятия
  • сохранению клиентов, которых в свое время привлекали в компанию предоставлением товарных кредитов
  • расширению клиентской базы и развитию конкурентного преимущества компании за счет грамотного взаимодействия с Клиентом должником – неотъемлемой частью любой клиентской базы
  • снижению риска безвозвратной потери денежных средств.

Система контроля дебиторской задолженности - это, прежде всего, жёсткое распределение функций и ответственности подразделений, должностных лиц, на всех этапах продажи связанных с предоставлением отсрочки платежа и инкассацией денежных средств. Начиная с заключения договора и принятия решения о предоставление отсрочки платежа, определение её срока и лимита, заканчивая кассовой дисциплиной на предприятии.

С целью обеспечения эффективности при разработке и анализе системы контроля дебиторской задолженности следует учитывать:

 

  • Насколько четко распределены функциональные зоны ответственности подразделений и отдельных должностных лиц в процессе реализации контроля над дебиторской задолженностью на разных этапах сделки
  • Какие документы регламентируют работу должностных лиц и подразделений в пределах функциональных зон ответственности
  • Наличие критериев анализа эффективности отдельных мероприятий
  • Форму инкассации дебиторской задолженности (т.к. инкассацию в разных случаях могут осуществлять торговый персонал, экспедиторы, сотрудники службы безопасности или финансового контроля компании, сторонние организации на договорной основе)
  • Порядок организации процесса возврата просроченной дебиторской задолженности

Минимальный перечень обязательных документов системы контроля дебиторской задолженности должен включать:

  • Положение об отделе. Положение об отделе разрабатывается, если существует отдельная служба, осуществляющая структурированный контроль дебиторской задолженности. В иных случаях взаимодействие между службами в процессе предоставления и возврата товарного кредита описывается в положениях об отделах, участвующих в данном процессе, а действия персонала определяются должностной инструкцией сотрудника
  • Описание процедуры или другое внутреннее распоряжение, содержащие информацию о порядке предоставления отсрочки платежа, определение суммы лимита и срока. В отдельных случаях разрабатывается перечень мероприятий по защите кредита
  • Регламент работы с дебиторской задолженностью - это документ, определяющий сроки и систему последовательных действий должностных лиц компании в процессе контроля и возврата дебиторской задолженности.

Следует отметить, что после качественного внедрения процесса контроля дебиторской задолженности, руководителю становится не обязательным постоянно контролировать каждую процедуру в отдельности. Результат работы системы достаточно контролировать на основе анализа изменения коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности. В свою очередь, эффективность работы отдельных подразделений и служб можно оценивать на основе анализа данных таблицы старения дебиторской задолженности.

Пример, ООО «ВЭД», контроль возврат просроченной части дебиторской задолженности (контроль текущей задолженности регламентируется отдельным документом) осуществляют:

  • должностные лица отдела продаж (торговый представитель, супервайзер, начальник отдела продаж), до 15-го дня просрочки с момента наступления платежа по договору,
  • сотрудник службы безопасности с 16-ти до 30-ти дней
  • свыше 30 дней юрист, до момента взыскания или списания дебиторской задолженности
  • с 45 го дня под контроль работу с дебитором осуществляет исполнительный директор.

Важно, что таблица старения дебиторской задолженности в программе 1С настроена таким же образом. Следовательно, руководитель или владелец бизнеса, отслеживая изменение сумм в указанных временных интервалах, может наблюдать эффективность работы подразделений и отдельных сотрудников компании, а также определять объём их текущей загрузки. Временные периоды старения дебиторской задолженности необходимо изменять в зависимости от отраслевых показателей или в связи с изменениями внешней экономической ситуации. На практике, временные периоды контроля, в сочетании с регламентами контроля, должны обеспечить необходимую скорость реакции системы на изменение платёжеспособности дебитора. Это связанно с тем, что доля безнадежных долгов растёт в зависимости от продолжительности периода дебиторской задолженности. Усреднённый показатель безнадежной дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности, по срокам погашения, выглядит следующим образом:

до 30 дней около 4 % относится к разряду безнадежной дебиторской задолженности

31 – 60 дней, около 10 %

61 – 90 дней, около 17 %

91 – 120 дней уже 26%.

Автор:  Земцов Д.А. Консультант по организационному управлению, бизнес тренер. Саратов  2014 г.