Возврат дебиторской задолженности

Определение дебиторской задолженности

Успешность работы предприятия в любой отрасли: от производства до торговли, сферы оказания различного вида услуг, зависит не только от объема выпуска продукции, продаж, количества осуществленных услуг, но и от полноценности управления дебиторской задолженностью в данной компании. Размер существующей дебиторской задолженности, систематизация используемого (документально заверенного) временного ресурса, тщательный контроль долговых сумм и расчет процентов просрочки, а также анализ факторов риска в отношении клиентов, политики ведения возврата долгов и своевременная оптимизация работы персонала помогают в целостности построить на предприятии оптимальную финансовую компанию. Стоит понимать, что само существование дебиторской задолженности говорит о реальной проводимой деятельности компании в цепочке – товар (услуга)-временной интервал-платеж, где именно включение в этот процесс ресурса времени до оплаты товара (услуги) порождает неизбежное формирование дебиторской суммы. Таким образом, формулируется понятие:

Дебиторская задолженность это существующая сумма всех неполученных долгов предприятию за переданные товары (услуги) от других компаний-клиентов, физических лиц с разными временными сроками и размерами. Причем, любая задолженность должна иметь первоначальную гарантию оплаты – подписанные документы на получение товара (услуги) в двух экземплярах, как минимум. Конечно, это не гарантирует предприятию возврата денежных средств своевременно и в стопроцентном объеме, но служит основанием для возникновения и признания суммы долга. Помимо дебиторской задолженности на предприятии, неразрывно существует понятие кредиторской задолженности.

Кредиторская задолженность – это совокупность заемных сумм, которые должно само предприятие кому-либо: поставщику, заказчику, банку и т.п. Не стоит объединять эти две суммы долга в один, потому что у них разная природа появления и систематизация по бухгалтерской учетной политике в частности.

Ведь сумма долга предприятию от кого-либо - это оценка дебиторской задолженности, ожидаемая к получению финансовая сумма, ее распределяют как актив предприятия или собственные средства, а кредитная задолженность – заемные средства, полученные в пользование. Тщательный анализ всех видов задолженности позволяет составить четкую картину платежеспособности конкретного предприятия, уровень его финансовой устойчивости. Потому что именно оборачиваемость дебиторской задолженности и кредитной задолженности сопоставляются при таком анализе, они помогают вести рациональный подход к управлению дебиторской задолженностью предприятия.

Виды дебиторской задолженности

В зависимости от временного срока погашения дебиторская задолженность делится на:

• Обычная дебиторская задолженность – возникает за оказанные услуги либо товары отпущенные клиенту, также при внесении аванса, где срок установленной оплаты еще не закончился по договору.
• Просроченная дебиторская задолженность – сумма долга формируется за переданные клиентам услуги, продукцию, где срок оплаты уже наступил и факт возврата долговой суммы не был выполнен.

Стоит отметить, что просроченная дебиторская задолженность встречается сомнительная и безнадежная, их структуризация заложена налоговым законодательством РФ.

Дебиторская задолженность по принципу формирования (сущности возникновения) может быть: экономической, бухгалтерской, юридической и финансовой. Кроме этого, потенциальное влияние факторов внешнего и внутреннего характера никто не отменял, поэтому их учитывание и анализ для положительной динамики возврата долгов почти обязательно. Среди внешних показателей выделяют: уровень экономического состояния в стране, состояние занимаемого рынка, политика Центрального Банка, уровень инфляции по стране и, конечно, вид продукции (услуг) предприятия в зависимости от сезона, специализации, насыщенности на рынке. Среди внутренних факторов значимы кредитная политика предприятия, мониторинг задолженностей, контроль за работой построенной финансовой системы, профессионализм менеджерского и финансового отдела.

Контролирование сроков возврата долгов и четкое планирование поступлений денежных средств способствуют грамотному ведению политики учета дебиторской задолженности и предохраняют предприятие от увеличения сумм просроченных задолженностей по возникшим обязательствам.

Так формируются на предприятии задачи управления дебиторской задолженностью:

• Ежедневный контроль за состоянием производимых на предприятии расчетов.
• Обязательный контроль за исполнением обязательств по срокам и денежным эквивалентам.

Работа с дебиторской задолженностью

Среди методов управления дебиторской задолженностью главным остается анализ коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности и коэффициента оборачиваемости кредиторской задолженности, соответствие их размеров относительно друг друга. Расчет производится бухгалтерией, и конечный результат превышения коэффициента оборачиваемости кредиторской задолженности над коэффициентом оборачиваемости дебиторской задолженности говорит об увеличении рентабельности предприятия.  Высокое значение этого же коэффициента подтверждает повышение платежеспособности предприятия. Однако так бывает не всегда, и если просрочка возврата дебиторской задолженности все же наступает, стоит немедленно начинать анализ сложившейся ситуации.

Обезопасить предприятие от возникновения просрочек или свести суммы к ничтожно малым все же можно, соблюдая некоторые моменты ведения финансовой политики и учета дебиторской задолженности. Специалисты компании «Outstaffing company» длительное время работают по тематике возврата долгов превышенной дебиторской задолженности и анализируют основные моменты допустимости таких случаев, как просроченная дебиторская задолженность. Практический анализ деятельности компаний показывает, что даже элементарное подключение руководителя к тематике возврата долговых просрочек видимо и эффективно повышает управление дебиторской задолженностью, способствуя ее приведению в норму. Комплексный подход к совместной работе руководителя и сотрудника любого линейного отдела, предлагаемый нашей компанией, позволяет значительно снизить объемы сомнительной дебиторской задолженности, за которую отчетность лежит на отделе продаж. Также наши данные показывают, что более 80% просроченных платежей можно предугадать на стадии переговоров о поставке товаров или услуг.

Настоятельно рекомендуем нашим клиентам использовать на своем предприятии следующие методики работы с дебиторской задолженностью:

• Введение предварительной системы оценки рисков по товарному кредитованию.
• Введение системы предупреждения.
• Соблюдение регламентов контроля текущей дебиторской задолженности.
• Отточка процедур по взысканию просроченной дебиторской задолженности.

Компания «Outstaffing company» успешно внедряет разработанные элементы технологий управления дебиторской задолженностью на предприятиях Центрального, Уральского и Приволжского федеральных округов с 2006 года. Не секрет, что экономика нашей страны и денежная политика ЦБ также постоянно видоизменяются, поэтому наши учебные программы систематизируются вслед за видимыми изменениями рыночной инфраструктуры, корректируются в соответствии с ожидаемыми рыночными реалиями. Однако, структура программы от «Outstaffing company» по организации управления дебиторской задолженностью на предприятии эффективна на сегодняшний момент и скорректирована только по системе «Профилактики возникновения ситуаций просрочки платежа».

Детальная, работающая на практике, информация по программе «Управления дебиторской задолженностью» заложена в основу наших тренингов: Бизнес-тренинг «Переговоры по возврату просроченной дебиторской задолженности» и Тренинг-семинар «Управление и контроль дебиторской задолженности».

В практической литературе существуют основные рекомендации по теме: «Управление дебиторской задолженностью» и «Как снизить уровень дебиторской задолженности», с которыми наши специалисты согласны и рекомендуют учитывать при ведении политики управления дебиторской задолженностью:

• Предварительная оценка платежеспособности будущего клиента.
• Тщательный мониторинг задолженностей, расчетов и исполнения обязательств.
• Ведение реестра клиентов по факту «существования-оплаты» долга.
• Введение штрафов, пени за просрочки в договорные условия.
• Работа по соблюдению всех пунктов договорных обязательств.
• Разработка системы мотивации клиентов, таких как введение скидок за предоплату, предоставление рассрочки.
• Внедрение поощрительных мотиваций сотрудников за контроль уровня дебиторской задолженности.
• Применение нестандартных способов защиты от долговых сумм – факторинг, страхование дебиторской задолженности, гарантия банка, услуги коллекторов.

Разумное отношение к анализу долговых обязанностей помогает взыскать большую сумму задолженностей в досудебном порядке. Внимательное отношение к разовой просрочке или сезонной задержке платежа от клиента-дебитора далеко не следствие его неплатежеспособности, а возможное стечение обстоятельств, которые можно узнать и найти оптимальный путь взаимовыгодного решения ситуации.

Таким образом, просроченная дебиторская задолженность на предприятии – далеко не приговор эффективной деятельности, а важный момент для своевременного реагирования на выявление прорех и неэффективных методик управления на предприятии. Это важный шаг к пересмотрению всей системы финансового поведения предприятия, к анализу выстроенных договорных отношений, к оценке эффективности работы персонала в отношении денежных обязательств с клиентами, к повышению собственной компетенции руководящих отделов.

Специализация темы «Управление и контроль дебиторской задолженности» от «Outstaffing company» построена на особенностях обучения персонала смене психологических ролей при ситуациях от первоначальных переговоров до выставления требований по увеличивающейся просроченной дебиторской задолженности. На практике освоить подобный навык смены психологических ролей сотрудникам отдела продаж весьма трудно. Поэтому, при проведении тренингов по возврату просроченной дебиторской задолженности, мы отрабатываем три оптимальных сценария поведения торгового персонала. Выбор сценария зависит от срока задолженности, её размера и перспектив возврата. При подобном подходе в процессе тренинга происходит многократное повторение шаблона, что формирует механическое запоминание. В этом случае, в реальной ситуации, торговому персоналу легче реализовать один из трёх алгоритмов, что даёт положительный результат, постепенно формируя опыт работы при возврате просроченной дебиторской задолженности.

В основе эффективности проводимых мероприятий по контролю дебиторской задолженности от «Outstaffing company»находятся:

1. Авторская методика систематизации внешних и внутренних причин роста объёмов просроченных платежей на предприятии. К примеру, в систему внешних факторов включен учет среднесрочного прогноза развития ситуации на рынке, что помогает своевременно и гибко изменять условия работы с отдельными группами покупателей.
2. Многолетний анализ прецедентов из практики работы по оптимизации дебиторской задолженности и материалы Верховного Суда РФ.
3. Акцент на организацию профилактических мероприятий по недопущению возникновения ситуаций просрочки платежей.

Естественно, что данная аннотация не содержит ответов на всё множество вопросов связанных с дебиторской задолженностью. Наши сотрудники, с удовольствием, ответят на Ваши вопросы, в части увеличения оборота дебиторской задолженности, сформулированные Вами в рубрике вопросы и ответы